Excel で時計コレクションを整理する方法

コレクションのスプレッドシートは、多くの場合、時計、日付、価格の 3 つの列で始まります。それは有益な始まりです。課題は、写真、繰り返し行われるサービス、サポート文書、時間の経過とともに変化する価値観を追加するときに発生します。

Excel はまだその仕事を行うことができます。重要な決定は、時計の主な記録に何が含まれ、何が独自の歴史を必要とするかです。明確な構造は、イベントごとに新しい列を必要とする巨大なシートよりも維持が容易です。

すべての時計に簡単な ID を付与する

W001、W002、W003 などのコードを使用します。シリアル番号である必要はありません。その役割は、プライベート識別子を公開せずにシートとフォルダーを接続することです。

時計ごとに 1 つの在庫行を保持します。レコードのブランド、モデル、リファレンス、プライベート シリアル番号、取得日、支払額、通貨。状態、付属品、簡単なメモを追加します。作品がコレクションから離れるときは、履歴を削除するのではなく、ステータスを変更します。

Microsoft は、関連データの並べ替えとフィルター処理にテーブル を推奨します。テンプレートのインベントリ シートと履歴シートは、すでにテーブルとしてフォーマットされています。

値、サービス、ドキュメントに独自のスペースを与える

サービスはウォッチの固定属性ではありません。それは、鑑定書や新しい写真セットと同じように、日付が記載されたイベントです。以下のシートをお勧めします。

これにより、ブランドとモデルを 3 回繰り返すことなく、W001 の 3 つのサービスを記録できます。また、新しい評価が到着したときに、古い評価を履歴に残すこともできます。

正確に見えるだけの合計は避けてください

USD 2,000 と EUR 1,000 は、どちらの通貨でも合計「3,000」にはなりません。同様に、ある時計の購入価格を別の時計の保険金額に加算しても、市場価値の合計は計算されません。

テンプレートでは、通貨と値のタイプを分離します。 [値] シートで、各合計にどのエントリが寄与するかを選択します。以前のエントリは履歴として残ることがあります。選択した 2 つのエントリが同じウォッチに対して同じ値タイプを使用している場合、警告が表示されます。警告を単に削除するのではなく、選択を解決してください。

不明な値は空白のままにしておきます。ゼロなら違うことを言うだろう。日付と出典を追加すると、数か月後も数字が意味をなすようになります。

関連ファイルを見つけやすくする

フォルダーを W001/写真、W001/購入、W001/サービスとして整理できます。 「ドキュメント」シートには場所またはリンクが記録されます。実際のファイルはワークブック内に保存されません。フォルダーを移動したり、デバイスを変更したりした後は、これらの参照を確認してください。

Excel のドロップダウン リスト は、エントリの一貫性を保つのに役立ちます。貼り付けたデータも確認します。検証は役立つものですが、すべてのレコードが正しいことを保証するものではありません。

共有する前に、受信者が必要とするものだけを含む別のコピーを作成してください。列を非表示にしても、シリアル番号やプライベート金額は安全に削除されません。 マイクロソフトではワークシートの保護とファイルの暗号化を区別しています。提供されたテンプレートは暗号化されません。

すでに持っているレコードから始めます

テンプレートには、空白の作業シートと別の架空の例が含まれています。 ES または EN バージョンを選択します。これらは独立したコピーです。まず 2 つの時計とそのドキュメントを試して、ルーチンが快適だと感じたら拡張してください。

独自のシステムを構築したい場合は、Excel を選択するのが賢明です。写真、記録、プレゼンテーションをアプリにまとめたい場合は、H4icons を調べて、自分のコレクションに合ったアプローチを選択してください。